Adjoint(e) exécutif(ve), services aux propriétaires d'aéronefs et gestion de projets

Description

Sous la supervision du vice-président des opérations, ce poste joue un rôle transversal de coordination, de suivi et d'appui administratif pour les propriétaires d'aéronefs et les équipes internes.

Votre rôle

Communications avec les propriétaires d'aéronefs

• Gérer et assurer le suivi des communications avec les propriétaires d'aéronefs concernant les sujets liés à leur aéronef.
• Coordonner les suivis liés à la maintenance planifiée et non planifiée, aux inspections, aux travaux de maintenance et aux événements techniques nécessitant une communication avec les propriétaires.
• Coordonner, au besoin, la planification d'un aéronef de remplacement lorsqu'un aéronef n'est pas disponible.
• Participer au suivi des nouveaux contrats de gestion, des renouvellements de contrat et des demandes spéciales des propriétaires d'aéronefs.
• Soutenir les suivis administratifs liés aux contrats de programmes moteurs, aux fournisseurs et aux dossiers contractuels.
• Surveiller les documents de renouvellement d'assurance en coordination avec les intervenants responsables.
• Aider aux suivis administratifs liés au recrutement, à l'affectation ou à la transition des pilotes dédiés à un propriétaire ou à un aéronef spécifique.
• Clarifier les situations de facturation particulières lorsque les circonstances opérationnelles doivent être expliquées au client ou à l'équipe des finances.
• Maintenir une communication professionnelle, claire et cohérente avec les clients, les propriétaires d'aéronefs et les parties prenantes internes.

Gestion de projet

• Démontrer la capacité à travailler efficacement dans un environnement rapide où les priorités changent rapidement.
• Collaborer étroitement avec la haute direction et conserver une forte approche axée sur le travail d'équipe.
• Coordonner et suivre les projets internes impliquant plusieurs départements.
• Conserver une visibilité interfonctionnelle sur l'avancement des projets et initiatives assignés.
• Effectuer les suivis nécessaires auprès des équipes concernées pour respecter les délais.
• Mettre à jour et maintenir les logiciels et outils de gestion de projet utilisés par l'organisation.
• Participer au suivi des ventes, acquisitions, importations et projets de transition d'aéronefs (activités de courtage).
• Préparer des rapports d'avancement, des listes d'actions et des synthèses de suivi des décisions pour les projets actifs.
• Identifier les obstacles, retards ou problèmes nécessitant l'attention du vice-président des opérations.
• Contribuer à l'amélioration continue du suivi des projets, de la gestion documentaire et des processus de coordination.

Support administratif et exécutif

• Travailler en étroite collaboration avec le vice-président des opérations pour soutenir diverses activités administratives et suivis.
• Préparer, rédiger et tenir à jour les procès-verbaux des réunions du conseil et des autres réunions assignées.
• Aider à la gestion du calendrier, aux rappels de dates limites et à la préparation des réunions.
• Préparer des documents de suivi, rapports, résumés, tableaux et communications internes selon les besoins.
• Maintenir un système de classement organisé pour les documents liés aux clients, projets, contrats et aéronefs.
• Soutenir la préparation des communications destinées aux clients, propriétaires d'aéronefs, fournisseurs et équipes internes.
• Effectuer toutes autres tâches connexes liées au soutien du vice-président des opérations et aux besoins opérationnels de l'organisation.

Exigences

Qualifications requises

• Expérience pertinente dans un rôle administratif, de coordination, de service à la clientèle ou de gestion de projet.
• Expérience en aviation, gestion d'aéronefs ou auprès d'une clientèle haut de gamme considérée comme un atout majeur.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Connaissance de Microsoft Teams, SharePoint, Planner ou d'autres outils de suivi et de collaboration de projet.
• Connaissance de FOS, Corridor, CAMP ou d'autres logiciels d'exploitation et de maintenance aéronautique considérée comme un atout.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et priorités simultanément avec professionnalisme, discrétion et souci du détail.
• Citoyenneté canadienne ou statut de résident permanent.
• Éligibilité à l'obtention d'une carte d'identification pour zone restreinte (RAIC).

Vos compétences

• Solides compétences organisationnelles, souci du détail et approche méthodique et constante du travail.
• Souci méticuleux du détail dans la préparation de documents, le classement et les activités de suivi.
• Excellentes compétences de suivi et de coordination, avec la capacité de suivre de manière proactive les éléments en suspens.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en respectant les priorités et les délais établis.
• Jugement professionnel et discrétion dans le traitement d'informations confidentielles et sensibles.
• Fortes compétences interpersonnelles et en communication lors des interactions avec les clients, propriétaires d'aéronefs, fournisseurs et équipes internes.
• Capacité à comprendre rapidement et à naviguer dans les enjeux opérationnels, administratifs et contractuels.

Avantages

Notre offre

• Équipe expérimentée et dynamique
• Salaires compétitifs basés sur les licences et l'expérience
• Horaire flexible
• Régime enregistré d'épargne-retraite (REER)
• 3 semaines de vacances après la première année de service
• 5 jours personnels
• Régime complet d'avantages sociaux, incluant :
  • Assurance collective
  • Programme d'aide aux employés et à la famille
  • Assurance vie
  • Assurance invalidité à court et à long terme
  • Couverture dentaire et médicaments sur ordonnance