Administrateur de base YVR

Objectif du poste

Fournir et coordonner un soutien aux opérations de vol, à la gestion des services en vol et aux équipages opérationnels de façon continue.

Principales responsabilités

• Tenir à jour les rapports d'absence des pilotes et des agents de bord et communiquer les mises à jour aux chefs de base/adjoints, au gestionnaire régional des services en vol ainsi qu'aux gestionnaires en vol.
• Examiner les lettres pour le programme AWP (Attendance Wellness Program), rencontrer le chef pilote, le gestionnaire régional des services en vol et/ou les gestionnaires en vol pour attribuer les lettres.
• Tenir la base de données des mises à l'essai des pilotes et des agents de bord et coordonner la distribution des lettres de probation.
• Gérer, acheter et distribuer les pièces d'uniforme (épaulettes, insignes, gilet de sécurité, etc.).
• Servir de liaison entre les pilotes/agents de bord et l'entreprise pour la réparation des casques et des bagages.
• Coordonner avec l'administration des normes de vol et de la formation pour la distribution des manuels de formation/Jeppesen/entreprise aux pilotes reprenant le travail.
• Coordonner avec les pilotes quittant l'entreprise afin de s'assurer que tout le matériel de l'entreprise est retourné.
• Coordonner et autoriser la documentation pour les laissez-passer de sécurité aéroportuaire.
• Veiller à ce que les salles d'équipage soient toujours approvisionnées et propres.
• Gérer les bacs de distribution et les dossiers de courrier des pilotes/agents de bord dans la salle d'équipage.
• Mettre à jour la bibliothèque du département (COM, AOM et Jeppesen) avec les révisions/bulletins/avenants.
• Responsable de la commande des fournitures pour le département.
• Assurer l'entretien du matériel de bureau.
• Responsable du codage, de la signature et du transfert de toutes les factures et dépenses du département aux comptes fournisseurs (jusqu'à 1 000 $).
• Servir de liaison entre les comptes fournisseurs et le pilote pour les problèmes liés à eTrip et assurer le suivi.
• Responsable du codage et du transfert au responsable désigné des factures et dépenses supérieures à 1 000 $.
• Coordonner, suivre et distribuer les laissez-passer de stationnement et les clés d'accès.
• Agir en tant que personne de référence pour toutes les demandes des pilotes/agents de bord et assurer un suivi rapide et précis par courriel/téléphone/en personne.
• Contacter les pilotes/agents de bord dont les certificats médicaux et/ou passeports sont à échéance ou en retard.
• Transmettre les dossiers de formation, les certificats médicaux et les passeports aux dossiers de l'équipage.
• Faire le suivi et corriger les informations de compte de per diem américain rejetées.
• Exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures établies en accordant une priorité à la sécurité personnelle, ainsi qu'à celle des collègues et des clients.
• Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications requises

• Les candidats à ce poste doivent avoir terminé au minimum la 12e année.
• Le candidat idéal aura 2-3 ans d'expérience en administration de bureau et possédera un certificat/diplôme en administration de bureau.
• Le candidat retenu doit posséder d'excellentes aptitudes à la résolution de problèmes et à l'organisation, être capable de bien travailler sous pression, respecter les délais et travailler avec un minimum de supervision.
• Ce poste exige des normes de travail méticuleuses et d'excellentes compétences interpersonnelles.
• Le titulaire devra maîtriser l'ensemble des produits Microsoft Office.
• Le candidat doit posséder d'excellentes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.

Remarque : Le bilinguisme (anglais et français) est requis dans les bases situées dans la province de Québec.

Qualifications préférées

• Expérience dans l'industrie aérienne.

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