Coordonnateur administratif

Résumé du poste

Le coordonnateur administratif fournit un soutien administratif de haut niveau aux vice-présidents principaux et à l'équipe de direction. Ce poste relève directement de l'adjoint(e) exécutif(ve) principal(e) et est essentiel pour assurer le bon fonctionnement des fonctions exécutives, notamment la planification, la communication et la coordination. Le candidat idéal est très organisé, attentif aux détails et capable de gérer plusieurs priorités simultanément.

Veuillez noter : ce poste est en présentiel et nécessite une présence au bureau 5 jours par semaine au siège social de Toronto (ON).

Tâches et responsabilités

• Fournir un soutien administratif complet aux vice-présidents principaux et à l'équipe de direction
• Contribuer au bon fonctionnement du bureau en soutenant les adjoints exécutifs principaux et l'administrateur de bureau
• Gérer des calendriers complexes, y compris la planification de réunions, de rendez‑vous et des arrangements de voyage
• Coordonner, préparer et réviser les documents pour les réunions, présentations et autres dossiers
• Suivre les échéanciers de projet, les livrables et les suivis pour assurer l'achèvement en temps voulu
• Aider aux réservations passagers, modifications de vol, réclamations et autres demandes de passagers adressées au bureau exécutif
• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme
• Servir de point de contact entre le bureau exécutif et les parties prenantes internes/externes
• Préparer et traiter les notes de frais et autres documents financiers
• Effectuer des recherches et rassembler des informations selon les besoins des différents projets
• Soutenir la planification et l'exécution des événements de l'entreprise
• Gérer les commandes de traiteur et le nettoyage lors des réunions et événements sur site
• Commander les fournitures de bureau et gérer l'inventaire
• Résoudre les situations quotidiennes avec flexibilité, individuellement ou en consultation avec d'autres
• Fournir un support technique de base aux membres de l'équipe pour faciliter la connexion au Wi‑Fi, l'impression de documents, la connexion et la configuration des équipements de visioconférence, etc.
• Aider à l'impression, à la photocopie, au tri, à la distribution et à la récupération de documents
• Participer activement au Système de gestion de la sécurité (SMS) de Porter, y compris signaler les dangers et incidents rencontrés dans les opérations quotidiennes; comprendre, respecter et promouvoir la politique de sécurité de l'entreprise
• Participer aux efforts en matière de santé et sécurité pour les sites; mettre à jour les classeurs et les panneaux de politiques et procédures de santé et sécurité sous la direction du gestionnaire Santé et Sécurité
• Autres tâches assignées pour répondre aux besoins de l'équipe exécutive et de l'organisation

Compétences comportementales

• Préoccupation pour la sécurité : Identifier les situations dangereuses ou potentiellement dangereuses et prendre les mesures appropriées pour maintenir un environnement sûr pour soi et les autres.
• Travail d'équipe : Travailler en collaboration avec les autres pour atteindre les objectifs organisationnels.
• Service aux passagers/clients : Fournir un service d'excellence aux clients internes et/ou externes (passagers).
• Initiative : Traiter les situations et problèmes de manière proactive et persistante, en saisissant les opportunités qui se présentent.
• Orientation vers les résultats : Concentrer les efforts pour obtenir des résultats de haute qualité conformes aux normes de l'organisation.
• Favoriser la communication : Écouter et communiquer ouvertement, honnêtement et respectueusement avec différents publics, favoriser le dialogue et construire le consensus.

Qualifications

• Minimum de 2 à 5 ans d'expérience pertinente en soutien en milieu de bureau et auprès de cadres supérieurs
• Excellentes compétences en service à la clientèle
• Connaissance de Google Workspace, y compris Gmail
• Connaissance des pratiques et procédures de bureau
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, sens de l'initiative, compétences organisationnelles et gestion du temps
• Esprit d'équipe avec d'excellentes compétences de collaboration
• Capacité avérée à effectuer plusieurs tâches et à gérer des activités aux priorités variables
• Grande attention aux détails, avec la capacité d'être adaptable et flexible face aux demandes
• Capacité à travailler de façon autonome et à résoudre des problèmes