Coordonnateur administratif / Coordonnatrice administrative

Le coordonnateur administratif (ou la coordonnatrice administrative) offre un soutien administratif de haut niveau aux vice-présidents seniors et à l'équipe de haute direction. Ce rôle relève directement de l'adjointe exécutive senior et est crucial pour assurer le fonctionnement harmonieux et efficace des fonctions de direction, y compris la planification, la communication et la coordination. Le candidat idéal est hautement organisé, soucieux du détail et capable de gérer simultanément de multiples priorités.

Veuillez noter : Il s'agit d'un poste en présentiel qui exige d'être au bureau 5 jours par semaine à notre siège social de Toronto, en Ontario.

Tâches et responsabilités

• Fournir un soutien administratif complet aux vice-présidents seniors et à l'équipe de haute direction
• Contribuer au fonctionnement efficace du bureau en fournissant un soutien aux adjointes exécutives seniors et à l'administrateur de bureau
• Gérer des agendas complexes, y compris la planification de réunions, de rendez-vous et d'arrangements de voyage
• Coordonner, préparer et réviser des documents pour les réunions, les présentations et d'autres dossiers
• Suivre les échéanciers de projets, les livrables et les suivis pour assurer une réalisation en temps opportun
• Aider pour les réservations de passagers, les changements de vol, les plaintes et toutes les autres demandes de passagers adressées au bureau de la direction
• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme
• Agir à titre de point de contact entre le bureau de la direction et les parties prenantes internes et externes
• Préparer et traiter les rapports de dépenses et autres documents financiers
• Mener des recherches et recueillir des informations selon les besoins pour divers projets
• Soutenir la planification et l'exécution d'événements d'entreprise
• Soutenir les commandes de traiteur et le nettoyage pour les réunions et événements sur place
• Commander des fournitures de bureau et gérer l'inventaire pour le bureau
• Faire face aux situations quotidiennes par une résolution de problèmes flexible, que ce soit individuellement ou en consultation avec d'autres
• Fournir un soutien technique de base aux membres de l'équipe pour faciliter la connexion au wi-fi, l'impression de documents, la connexion et la configuration de l'équipement de vidéoconférence, etc.
• Aider à l'impression, à la photocopie, à l'assemblage, à la distribution et à la récupération de documents
• Participer activement au système de gestion de la sécurité (SGS) de Porter, y compris le signalement des dangers et des incidents rencontrés dans les opérations quotidiennes; comprendre, respecter et promouvoir la politique de sécurité de l'entreprise
• Participer aux efforts de santé et de sécurité pour les emplacements; mettre à jour les classeurs et les tableaux de santé, de sécurité, de politiques et de procédures sous la direction du gestionnaire de la santé et de la sécurité
• Autres tâches assignées pour répondre aux besoins de l'équipe de direction et de l'organisation

Compétences comportementales

• Souci de la sécurité : Identifier les situations dangereuses ou potentiellement dangereuses et prendre les mesures appropriées pour maintenir un environnement sécuritaire pour soi-même et pour les autres.

• Travail d'équipe : Travailler en collaboration avec les autres pour atteindre les objectifs organisationnels.

• Service à la clientèle / aux passagers : Fournir un service d'excellence aux clients internes et/ou externes (passagers).

• Initiative : Aborder les situations et les problèmes de manière proactive et persévérante, en saisissant les occasions qui se présentent.

• Orientation vers les résultats : Concentrer ses efforts sur l'atteinte de résultats de haute qualité conformes aux normes de l'organisation.

• Favoriser la communication : Écouter et communiquer de manière ouverte, honnête et respectueuse avec différents publics, en favorisant le dialogue et en bâtissant un consensus.

Qualifications

• Minimum de 2 à 5 ans d'expérience pertinente dans la prestation de soutien dans un environnement de bureau et auprès de cadres supérieurs
• Excellentes compétences en service à la clientèle
• Connaissance de Google Suite, y compris Gmail
• Compréhension des pratiques et des procédures de bureau
• Solides compétences en communication verbale et écrite, initiative, sens de l'organisation et gestion du temps
• Esprit d'équipe doté d'excellentes compétences en collaboration
• Capacité éprouvée à faire du multi-tâche et à gérer des activités aux priorités variables
• Fort souci du détail, avec la capacité d'être adaptable et flexible face aux demandes
• Capacité à travailler de manière autonome et à résoudre des problèmes